Firmas secuenciales

Las firmas secuenciales le permiten definir en qué orden firman las personas de un documento. En lugar de invitar a todos al mismo tiempo, los firmantes se agrupan en pasos: cada paso recibe la invitación recién cuando todos los firmantes de los pasos anteriores completaron su firma. Se configura documento por documento, al momento de enviarlo.

Para qué sirve

• Respeta circuitos donde una persona debe firmar después de otra, por ejemplo cuando un apoderado firma una vez que el cliente aceptó.
• Evita que un firmante acceda al documento antes de que le corresponda.
• Ordena el proceso sin trabajo manual: no hace falta esperar a que alguien firme para recién ahí cargar al siguiente firmante.

Cómo funciona

• Los firmantes que comparten un paso se invitan a la vez. El paso siguiente se invita cuando todos los del paso anterior firmaron.
• Mientras espera su turno, el firmante queda En espera: no recibe invitación ni recordatorios.
• Cuando llega su turno, la invitación se envía en ese momento y el plazo de firma de esa persona empieza a contar desde ahí.
• Si el firmante fue invitado por Enlace y abre la URL antes de tiempo, ve un aviso de que todavía no es su turno de firmar.

Cómo configurarlo

1. Vaya a Documentos > Nuevo documento y complete los dos primeros pasos: suba los archivos y asigne el título.
2. En Agregue firmantes, active Firmar en orden. Todos los firmantes quedan en el Paso 1.
3. Cargue los firmantes como lo hace habitualmente.
4. Arrastre un firmante a la zona Paso 2 para que firme después del paso 1. Repita la operación para armar los pasos que necesite, o mueva un firmante de un paso a otro arrastrándolo.
5. Haga clic en Crear documento. Solo se envían las invitaciones del paso 1.

Para volver a invitar a todos al mismo tiempo, desactive Firmar en orden: los firmantes vuelven a quedar en un único paso.

Cómo seguir el avance

En el detalle del documento los firmantes aparecen agrupados por paso, con la aclaración de cuándo se invita cada uno. Los que todavía no fueron invitados figuran como En espera y, al abrir su ficha, verá el aviso de que serán invitados cuando los firmantes de los pasos anteriores hayan firmado. El reenvío de invitación y la URL de firma aparecen recién cuando le llega el turno a ese firmante.

Consideraciones

• Si un firmante rechaza la firma, el circuito se detiene y los pasos siguientes no se invitan.
• Si invalida una firma y designa un reemplazo, el reemplazo ocupa el mismo paso: queda en espera si ese paso todavía no fue invitado, o recibe la invitación en el momento si ya le correspondía firmar.
• El vencimiento del documento corre para todo el circuito desde el envío, no por paso. Tenga en cuenta el plazo total al armar secuencias de varios pasos.
• Los recordatorios automáticos llegan solo a los firmantes ya invitados. Para quienes están en espera, empiezan a contar desde que reciben su invitación.