Vencimiento del documento

Disponibilidad: planes Basic, Business, Growth y Enterprise.

El vencimiento de documentos le permite establecer un plazo máximo para que los firmantes completen su firma. Si el documento no se firma dentro de ese plazo, vence de forma automática y deja de estar disponible para firmar. Se configura a nivel de espacio y aplica a los documentos que envíe desde ese espacio.

Para qué sirve

• Fija una fecha límite clara para la firma, útil cuando el documento tiene validez por tiempo acotado (por ejemplo, una oferta o un presupuesto).
• Evita que queden documentos pendientes de firma de manera indefinida.
• Da previsibilidad al proceso: el firmante sabe que hay un plazo para actuar.

Cómo funciona

• El plazo se cuenta en días desde el envío del documento.
• Cuando se cumple el plazo, el documento pasa al estado vencido y ya no puede firmarse. Los firmantes que intenten abrir el enlace verán que el documento venció.
• El vencimiento se calcula al momento de enviar el documento. Los documentos ya enviados mantienen el plazo con el que salieron; el nuevo valor aplica a los envíos posteriores.

Cómo configurarlo

1. Vaya a Configuración > Espacios y abra el espacio que quiera editar.
2. En Vencimiento de documentos (días), ingrese la cantidad de días (entre 1 y 365) que los firmantes tendrán para firmar.
3. Guarde los cambios.

Para no establecer vencimiento, deje el campo vacío y guarde. Los documentos de ese espacio no vencerán por tiempo.

Consideraciones

• El vencimiento aplica a todos los documentos que envíe desde ese espacio mientras la opción esté configurada.
• Un documento vencido no puede reactivarse: si necesita continuar con la firma, deberá enviar el documento nuevamente.
• Combine el vencimiento con los recordatorios automáticos para avisar a los firmantes pendientes antes de que se cumpla el plazo.