Cómo enviar documentos desde HubSpot

Una vez que conecte su portal a Signatura y agregue la tarjeta Signatura a la vista de los registros, puede crear documentos para firmar desde un contacto, una empresa, un negocio o un ticket, y consultar los que ya envió desde ese registro.

Si la tarjeta muestra el mensaje Signatura no conectado, el portal todavía no está vinculado a una cuenta de Signatura.

Agregar la tarjeta a los registros

HubSpot no muestra la tarjeta automáticamente al instalar la aplicación: hay que agregarla a la vista de cada tipo de registro. Lo hace una única vez un usuario con permisos para personalizar los registros del portal.

1. En HubSpot, vaya a Configuración > Integraciones > Aplicaciones conectadas y abra Signatura.
2. Entre en la pestaña Settings y, en el menú de la izquierda, en App cards.
3. En la tarjeta Signatura, haga clic en Manage locations.
4. Para cada tipo de registro (contactos, empresas, negocios y tickets), marque Signatura en la Columna central de las vistas donde quiera mostrarla.
5. Haga clic en Save.

También puede agregarla desde un registro: haga clic en Personalizar, abra la vista que quiera editar, haga clic en + en la columna central, vaya a Biblioteca de tarjetas, busque Signatura y haga clic en Agregar tarjeta. Termine con Guardar y salir.

La tarjeta aparece al final de la primera pestaña del registro, por ejemplo Información en los contactos o Descripción en los negocios. Se agrega por tipo de registro y por vista: si su portal usa vistas distintas por equipo, agréguela en cada una.

Crear un documento

1. En HubSpot, abra el registro desde el que quiere enviar el documento y busque la tarjeta Signatura.
2. Haga clic en Nuevo documento. Se abre el formulario de Signatura dentro de HubSpot, en el idioma de su navegador.
3. Suba los archivos PDF: haga clic en la zona de carga o arrástrelos hasta ella. Puede subir hasta 5 archivos, con un máximo de 50 MB en total. Los archivos forman un único documento.
4. Escriba el Título del documento. Es el título que ven los firmantes en la invitación.
5. Revise los Firmantes. Si el registro tiene contactos asociados, ya aparecen cargados (vea la sección siguiente).
6. Haga clic en Crear documento. El formulario se cierra, las invitaciones se envían en ese momento y el documento aparece en el historial de la tarjeta.

El documento se crea en el espacio de Signatura conectado al portal y queda asociado al registro desde el que lo envió.

Quiénes aparecen como firmantes

Signatura precarga los firmantes a partir de los contactos de HubSpot:

• Desde un contacto, se carga ese contacto como único firmante.
• Desde una empresa, un negocio o un ticket, se cargan los contactos asociados al registro, hasta 10. Si configuró etiquetas de asociación, solo se incluyen los contactos con alguna de esas etiquetas.

De cada contacto se toman el email, el teléfono, el CUIT y el número de documento, según las propiedades que se hayan definido en la configuración de la aplicación. Los contactos que no tienen ninguno de esos datos no se agregan. Vea Cómo configurar los firmantes precargados.

Los firmantes precargados son un punto de partida: puede editarlos, quitarlos con el botón × de cada fila o sumar otros con Añadir firmante.

Configurar cada firmante

De cada firmante puede definir:

• Cómo recibe la invitación. En el menú con el ícono a la izquierda del campo, elija Email, Teléfono o Enlace. Con Enlace no se envía ninguna invitación: se genera un enlace de firma para que usted lo comparta con el firmante.
• Cómo valida su identidad. El botón con el ícono de engranaje abre el panel Validaciones, donde activa las validaciones que el firmante debe completar antes de firmar: Email, Teléfono, ARCA (ex-AFIP) o Biometría. Si completa un valor fijo —por ejemplo, un CUIT— solo puede firmar la persona que coincida con ese dato. Si lo deja vacío, el firmante lo ingresa al firmar.

Las validaciones por teléfono y biometría aparecen solo si están habilitadas en su cuenta. Por defecto, vienen activadas las validaciones configuradas en el espacio conectado, más las que tengan un valor precargado desde HubSpot: si el contacto tiene un número de documento, por ejemplo, la biometría ya aparece activada con ese valor.

Firmar en orden

Para usar firmas secuenciales, active Firmar en orden en el formulario y arrastre los firmantes a los distintos pasos para definir quién firma después de quién, igual que al crear un documento en Signatura.

Seguir el estado desde HubSpot

La tarjeta Signatura lista los documentos enviados desde ese registro, del más reciente al más antiguo, con su Título, Fecha y Estado: Borrador, Pendiente, Completado o Cancelado.

Haga clic en el título de un documento para ver el detalle:

• Cada firmante aparece identificado por su nombre, CUIT, número de documento, email o teléfono, según los datos disponibles, junto con su estado: Inicial, Pendiente, Completado, Rechazado o Cancelado. Si todavía no hay forma de identificarlo, verá Firmante sin identificación.
• Para los firmantes invitados por enlace, Abrir enlace abre la URL de firma para que pueda copiarla y compartirla.
• Mientras el documento esté pendiente, los firmantes invitados por email o por teléfono que todavía no firmaron muestran el botón Reenviar, que les vuelve a enviar la invitación.
• Abrir en Signatura lleva al detalle completo del documento en Signatura, donde puede descargarlo, cancelarlo o invalidar firmas.

Además de la tarjeta, los cambios de estado quedan registrados en el timeline del registro. Vea Eventos de Signatura en el timeline de HubSpot.

Consideraciones

• El historial de la tarjeta muestra solo los documentos creados desde ese registro de HubSpot. Los documentos enviados desde Signatura o por API no aparecen, aunque tengan los mismos firmantes.
• Si el formulario muestra Esta ventana expiró. Vuelva a abrirla desde HubSpot., ciérrelo y vuelva a hacer clic en Nuevo documento.
• Para cancelar un documento, use Abrir en Signatura y cancélelo desde ahí.